Prowadzenie własnej firmy to nie tylko sprzedaż, marketing i rozwój produktów. To także, a może przede wszystkim, zarządzanie finansami, przestrzeganie przepisów i pilnowanie terminów. Dla wielu przedsiębiorców to właśnie księgowość staje się jednym z najbardziej problematycznych obszarów działalności. Wtedy pojawia się pytanie, które z pozoru wydaje się proste, ale może mieć długofalowe konsekwencje: czy zatrudnić własną księgową, czy powierzyć finanse zewnętrznemu biuru rachunkowemu?
To decyzja, która często nie ma jednej dobrej odpowiedzi. Wszystko zależy od charakteru firmy, wielkości zespołu, poziomu skomplikowania finansów i, rzecz jasna, od budżetu. Poniżej przyglądamy się czterem aspektom, które warto rozważyć, zanim podejmie się decyzję.
Bliskość i dostępność kontra elastyczność i skalowalność
Zatrudniając księgową „na etat”, zyskujesz osobę, która jest na miejscu, zna firmę od podszewki i może reagować niemal natychmiast. Codzienne konsultacje, szybkie poprawki czy rozmowy bez konieczności umawiania się z wyprzedzeniem — to komfort, który doceni każdy właściciel dynamicznie rozwijającego się biznesu.
Z drugiej strony, biura rachunkowe często oferują większą elastyczność. Przejmują nie tylko księgowość, ale również obowiązki związane z kadrami, płacami czy reprezentacją przed urzędami. W miarę rozwoju firmy łatwiej jest też dostosować zakres współpracy — od podstawowej księgowości po pełne doradztwo podatkowe. W przypadku księgowej zatrudnionej na stałe, każda zmiana zakresu obowiązków może wiązać się z koniecznością renegocjacji umowy lub nawet zatrudnienia dodatkowej osoby.
Koszty: nie tylko pensja i faktura
Z pozoru mogłoby się wydawać, że zatrudnienie własnej księgowej to większy wydatek. Przecież trzeba zapłacić wynagrodzenie, składki ZUS, zapewnić sprzęt, oprogramowanie, miejsce pracy. To wszystko prawda. Ale trzeba też pamiętać, że biuro rachunkowe nie działa charytatywnie. Jego usługi również kosztują — czasem mniej, czasem więcej, w zależności od liczby dokumentów, formy opodatkowania i poziomu skomplikowania działalności.
Różnica tkwi gdzie indziej. Biuro rachunkowe często rozlicza się na podstawie stałej miesięcznej opłaty lub pakietu usług, co pozwala lepiej planować koszty. Zatrudniając księgową, inwestujesz nie tylko w jej wiedzę, ale także w jej rozwój, szkolenia i dostęp do aktualnej wiedzy prawno-podatkowej. To długoterminowe zobowiązanie. Z kolei współpraca z biurem to raczej kontrakt – dość łatwy do zmiany lub wypowiedzenia, jeśli coś nie działa.
Odpowiedzialność i ryzyko
To temat, o którym mówi się rzadko, ale który potrafi odbić się szerokim echem w razie problemów. W przypadku zatrudnienia księgowej, odpowiedzialność formalna za ewentualne błędy spoczywa ostatecznie na przedsiębiorcy. Nawet jeśli pracownik coś przeoczy lub źle zaksięguje, to właściciel firmy rozlicza się z urzędem. Kary, kontrole, zaległości – to wszystko może obciążyć konto firmy, a w skrajnych przypadkach jej reputację.
Biura rachunkowe zazwyczaj posiadają obowiązkowe ubezpieczenie OC i jasno określoną odpowiedzialność za swoją pracę. Jeśli więc dojdzie do błędu z ich strony, klient może ubiegać się o odszkodowanie. To nie znaczy, że problemy nie wystąpią, ale ryzyko ich finansowych skutków jest inaczej rozłożone. Warto też zauważyć, że profesjonalne biura rachunkowe regularnie aktualizują swoją wiedzę, bo to ich podstawowy obowiązek wobec klientów.
Relacja i zaufanie
Nie da się dobrze prowadzić księgowości bez zaufania. To branża, w której nie ma miejsca na domysły i półprawdy. Zarówno księgowa, jak i biuro rachunkowe muszą mieć dostęp do wszystkich danych finansowych firmy, znać jej zobowiązania, dochody, czasem nawet plany rozwoju.
Zatrudniona na stałe księgowa może z czasem stać się bliskim współpracownikiem, niemal częścią zespołu. Zna specyfikę branży, ludzi w firmie, a także kontekst poszczególnych wydatków czy inwestycji. Taka relacja sprzyja budowaniu trwałego partnerstwa i lepszemu zrozumieniu potrzeb biznesowych.
Z biurem rachunkowym relacja wygląda inaczej. Bardziej formalnie, często z dystansem. Ale też z dużą dawką profesjonalizmu. Dobre biuro nie tylko prowadzi księgi, ale też doradza, analizuje i pomaga podejmować decyzje. Może nie znać firmy tak dobrze jak wewnętrzna księgowa, ale ma doświadczenie z setkami klientów, co daje szerszy ogląd na sytuację rynkową.
Co wybrać?
Nie ma jednej recepty. Dla małej firmy usługowej biuro rachunkowe będzie często optymalnym wyborem — niskie koszty, duża elastyczność, minimum formalności. Dla dynamicznie rozwijającej się spółki zatrudnienie własnej księgowej może być lepszym rozwiązaniem — stały kontakt, większa kontrola, szybsza reakcja na zmiany.
Warto też pamiętać, że te dwie opcje nie muszą się wykluczać. Niektóre firmy zatrudniają księgową do obsługi bieżących operacji, a jednocześnie współpracują z biurem w zakresie doradztwa podatkowego, kadr czy rocznych rozliczeń. To podejście hybrydowe, które może okazać się najskuteczniejsze – szczególnie w czasach, gdy zmiany w przepisach potrafią zaskoczyć nawet najbardziej doświadczonych specjalistów.
Ostatecznie wszystko sprowadza się do pytania: czego naprawdę potrzebujesz w danym momencie rozwoju swojej firmy? I czy zależy Ci bardziej na kontroli, czy na komforcie i bezpieczeństwie?
Bo jedno jest pewne — dobra księgowość to nie wydatek, a inwestycja. I warto ją dobrze przemyśleć.
insiracja: rarpit.pl – kadry i płace Białystok
